2 ! 30
30 /*************** 01 *********************/
Tajnica je preteno enski poklic, ki se izobrauje predvsem za
pisarnika in druga pomona dela v podjetjih in organih. S svojim
delom olajuje delo drugim strokovnim in vodilnim delavcem. Je
30 /*************** 02 *********************/
pomemben len v delovnem procesu in v sodobnem asu dobiva e bolj
pomembno vlogo. Razlikovati moramo med tajnicami in tajniki, ki pa
opravljajo vodilne funkcije, npr. glavni tajnik univerze. Tajnica
30 /*************** 03 *********************/
mora imeti sicer srednjo olsko izobrazbo, vendar lahko danes
ugotavljamo, da je edalje ve delodajalcev, ki zahtevajo vijo
olsko izobrazbo. Tajnica lahko opravlja svoje delo za posameznega
30 /*************** 04 *********************/
vodilnega delavca, lahko pa za dva ali ve vodilnih delavcev.
Razlike med tajnicami so vsekakor zelo velike, vrsta tajnikega
mesta je odvisna od nalog, ki jih opravlja. Glavni namen dela
30 /*************** 05 *********************/
tajnic pa je razbremenitev nekaterih opravil vodilnih in strokovnih
delavcev. Med te pritevamo seveda v prvi vrsti veino pisarnikih
in tehninih del. Komuniciranje s strankami in poslovnimi partnerji
30 /*************** 06 *********************/
tako po telefonu, kot tudi osebno, predstavlja zahtevno delo, ki pa
je za prvi stik stranke zelo pomembno. Tajnica sprejema poiljke in
opravi v zvezi z njimi vsa dela od evidentiranja do arhiviranja. Ker
30 /*************** 07 ********************/
je njen delokrog precej obseen, so osebnostnim lastnostim tajnic
vselej pripisovali poseben pomen. Na splono pa se od tajnice
priakuje, da bo vljudna, ustreljiva, sistematina pri delu,
30 /*************** 08 ********************/
natanna, delavna in iznajdljiva. V oglasih pa danes pogosto opazimo
med zahtevami za zasedbo delovnega mesta tajnice tudi samoiniciativnost.
To pomeni, naj bi tajnica sama, brez nenehnega opozarjanja vodilnega
30 /*************** 09 ********************/
delavca, opravila naloge, za katere je usposobljena. Kar zadeva
lastnosti tajnic bi bilo potrebno posebej omeniti e splono kulturno,
politino in poslovno razgledanost in voljo napredovati v svojem
30 /*************** 10 ********************/
znanju. Zato se mora tajnica nenehno udeleevati predavanj in seminarjev,
na katerih se obravnava tematika sodobnih trendov v tem delu. Tako kot
to lahko ugotovimo za vse poklice, se tudi dobra tajnica nikoli ne
30 /*************** 11 ********************/
preneha uiti. Med zahtevanimi znanji so seveda na prvem mestu poznavanje
desetprstnega slepega pisanja na pisalni stroj ali raunalnik.
Poznavanje raunalnika oz. nekaterih raunalnikih programov je
30 /*************** 12 ********************/
pogoj, brez katerega si dela tajnice danes ni mogoe predstavljati
Poleg raunalnika mora tajnica poznati tudi druge naprave, ki se v
pisarni uporabljajo, kot so telefax, kopirne naprave in podobno
30 /*************** 13 ********************/
Znanje enega ali dveh tujih jezikov je za opravljanje teh nalog kar
obiajno. Zelo koristno je vedeti kaj o psihologiji dela in o pravilih
oz. dolnostih vodilnega delavca, pri katerem dela. Delovno mesto tajnice
30 /************* 14 ********************/
je tudi delovni prostor, zato je treba o tem povedati, kakna je primerna
ureditev tega prostora. Postavljen naj bo pred prostorom vodilnega
delavca oziroma pred prostori drugih strokovnih delavcev. Biti mora
30 /*************   15 *******************/
dovolj velik, da je uporaben obenem kot pisarniki prostor, in akalnica
strank in drugih obiskovalcev, e ni mogoe organizirati poseben prostor
prav za to. Oprema naj bo prilagojena delu tajnice. Na trgu je veliko
30 /*************** 16 ********************/
pohitva, ki je namenjeno prav delu tajnitva. Zelo pomembna in obirna
delovna naloga tajnice je v veliko primerih priprava sestankov in tudi
pisanje zapisnika, e za to ni doloen drug delavec. Tukaj mora tajnica
30 /*************** 17 ********************/
zagotoviti prostor, v katerem bo potekal sestanek. Sestava vabil in
razpoiljanje le teh je opravilo, ki nobeni tajnici ne bi smelo delati
teav. Pri tem pa mora upotevati, naj bo vabilo napisano slovnino
30 /*************** 18 ********************/
pravilno in lepo oblikovano, da je lino e na pogled. Tajnica mora
evidentirati in vzdrevati vsa sejna gradiva. Gradivo vsake seje
ali sestanka sestavlja samostojno zadevo in je opremljeno s svojo
30 /*************** 19 ********************/
mapo. Pisanje zapisnikov na sestankih je zahtevno opravilo in le
delovne izkunje na tem podroju lahko pripomorejo, da je zapisnik
napisan brezhibno. Sestanek sicer vodijo drugi vodilni delavci,
30 /*************** 20 ********************/
vendar mora tudi tajnica poznati postopek vodenja sestanka, saj
mora delavcu, ki vodi sestanek, vekrat priskoiti na pomo. Potek
seje je vasih odvisen tudi od spretnosti tajnice, ne pa le od
30 /*************** 21 ********************/
drugih udeleencev sestanka. Vasih sliimo trditev, da tajnica v
odsotnosti vodilnega delavca skrbi, da delo tee, kot da je le
ta prisoten. Temu seveda ni tako, saj tajnica ne more popolnoma
30 /*************** 22 ********************/
nadomestiti vodilnega delavca, takih pooblastil namre nima.
Vendar pa lahko tajnica v odsotnosti vodilnega delavca opravi kar
pomembne dolnosti. To so predvsem naloge v zvezi s sprejemanjem
30 /*************** 23 ********************/
strank in poslovnih partnerjev ter komuniciranje z njimi. Tajnica
mora npr. usmeriti stranke k ustreznemu drugemu delavcu, e bo ta
lahko opravil neko nalogo. Sicer pa si mora zapisati vse, ki so se
30 /************** 24 ********************/
v odsotnosti vodilnega delavca zglasili in v kakni zadevi, da bo to
lahko poroala. Ugotovimo lahko, da so naloge tajnice zelo zahtevne
in raznolike, ki jim je lahko kos samo sposobna in izobraena tajnica.
************KONEC*********************
