Ker sta sporočevalec in naslovnik v neenakovrednem položaju, je prošnja uradno besedilo. Vsa uradna besedila imajo enako zasnovano obliko (glava, jedro, zaključek), vsebinski del pa se prilagaja besedilni vrsti.

V glavi v levem zgornjem kotu navedemo ime, priimek in naslov sporočevalca, pod tem podatke o naslovniku, v desnem zgornjem kotu pa kraj in datum.

Jedro vsebuje naslov besedila (npr. Prošnja za sprejem na delo), sledi nagovor (npr. Spoštovani!), nato sestavimo prošnjo in jo utemeljimo. Tu navedemo vse, kar je pomembno in utegne vplivati na ugodno rešitev prošnje.

V zaključku se zahvalimo in se priporočimo za ugodno rešitev prošnje.

Levo spodaj naštejemo še priloge (npr. življenjepis, potrdila, spričevala ipd.).