Uradno opravičilo ima značilno obliko uradnega besedila.

V glavi v levem zgornjem kotu navedemo ime, priimek in naslov sporočevalca, pod tem podatke o naslovniku, v desnem zgornjem kotu pa kraj in datum.

Jedro vsebuje naslov besedila, nagovor (npr. Spoštovani!), nato sledi vsebinski del, kjer zapišemo osnovne podatke, na kaj se opravičilo nanaša ali s čim je povezano ter razložimo, zakaj obveznosti, dogovora nismo mogli uresničiti.

V zaključku izrazimo obžalovanje ali prošnjo za razumevanje.

Levo spodaj sledi pozdrav in morebitne priloge.

Desno spodaj se podpišemo.